就職・転職・アルバイト応募——どんな場面でも、まず求められるのが履歴書です。
書き方に自信がないまま提出してしまうと、それだけで選考の入り口でつまずいてしまうこともあります。
この記事では、履歴書の基本ルールから、採用担当者の目に留まる志望動機・自己PRの書き方、証明写真のマナー、無料テンプレートまで、履歴書作成に必要な情報を一つにまとめました。
新卒・転職・アルバイトそれぞれの状況別のポイントも解説していますので、自分に近いケースを探しながら読み進めてください。
┃履歴書はなぜ重要なのか
履歴書は、あなたという人間を採用担当者が初めて紙の上で知る書類です。
学歴や職歴といった客観的な事実だけでなく、文字の丁寧さ・記入欄の埋め方・写真の印象まで、細部から「この人と一緒に働きたいか」を判断されています。
面接に進めるかどうかは、この一枚(あるいは数枚)の書類にかかっていると言っても過言ではありません。
逆に言えば、書き方のポイントさえ押さえれば誰でも読みやすく、好印象な履歴書を作ることができます。
┃履歴書のサイズ・種類の選び方
サイズはA4かB5か
履歴書はA4サイズ、B5サイズのどちらでも使用できますが、A4サイズを指定・推奨する企業の方が多いです。
パソコンで作成して印刷する場合も、A4のほうがレイアウトが整いやすく、扱いやすいでしょう。
企業から指定がなければA4を選んでおくのが無難です。
状況別のフォーマットの選び方
履歴書には「学歴・職歴欄が広いタイプ」「志望動機欄が広いタイプ」「自己PR欄が広いタイプ」など、目的に応じたバリエーションがあります。
📌転職回数が多い、異動歴が長い方→学歴・職歴欄が広いタイプ
📌志望動機で熱意をしっかり伝えたい方→志望動機欄が広いタイプ
📌スキルや実績を積極的にアピールしたい方→自己PR欄が広いタイプ
📌新卒・アルバイトで手早く作成したい方→シンプルなタイプ、または厚労省様式
自分が何を一番アピールしたいかによって、選ぶべきフォーマットは変わってきます。
┃基本項目の書き方
日付
一番上に記入する日付は、履歴書を作成した日ではなく、提出する日(郵送ならポストに投函する日、持参ならその当日)を記入します。
氏名・ふりがな
「ふりがな」の欄はひらがなで、「フリガナ」の欄はカタカナで記入するのが基本ルールです。
印字されている文字に合わせましょう。
学歴
中学校卒業までは、卒業年次のみで構いません。
高校以降は、入学と卒業の両方を年次まで記入し、学部・学科名まで省略せず正確に書きます。
高校までは国公立か私立かも明記しておくとなお良いです。
職歴
✅すべての入社・退社歴を時系列で記載します。
✅会社名は「(株)」のように省略せず、「株式会社◯◯」と正式名称で書きます。
✅退職理由は基本的に「一身上の都合により退職」で問題ありません。会社都合の場合はその旨を明記します。
✅最後の行は、右寄せで「以上」と締めくくります。
免許・資格
基本ルールは「免許を先にして資格をあとにする」・「それぞれのグループの中では取得年月が古い順(時系列)に記載する」ことです。
運転免許を持っている場合は、時系列よりも先に、免許欄の一番上にまとめて書くのが一般的です。
「応募先に関連する資格を目立たせたいから」という理由だけで時系列を無視して自由に並べ替えるのは、マナー違反とみなされる可能性があります。
資格が多くて欄に書ききれない場合は、関連性の低いものを省略して調整するか、別紙に「免許・資格一覧」としてまとめて添付するのが正しい対処法です。
アピールしたい資格については、自己PR欄や職務経歴書で改めて触れるとよいでしょう。
資格がない場合は、無理に書こうとせず「特になし」とするか、実務で使えるスキル(Word・Excelの操作経験など)を自己PR欄で代わりに書く方法もあります。
本人希望記入欄
給料や勤務時間について強い希望がある場合は簡潔に書きますが、待遇面の希望を書きすぎるとマイナスの印象につながることもあるため注意が必要です。
特に記載することがなければ、空欄のままにせず「貴社の規定に従います」と書いておきましょう。
┃差がつく重要項目：志望動機・自己PR
履歴書のなかで、採用担当者が最も注意深く読むのがこの2項目です。
ここでしっかり差をつけましょう。
志望動機の書き方
文字数の目安は200〜300字程度(採用担当者が30秒〜1分程度で読み切れる分量)です。
基本の3ステップ構成
①書き出し(結論)…「なぜこの会社を志望するのか」を最初の一文で簡潔に伝える
②根拠となるエピソード…自分の経験・価値観と、企業の特徴や事業内容を結びつける
③締めくくり…入社後にどう貢献したいかを述べる
採用担当者が本当に知りたいのは、「何に魅力を感じたか(What)」よりも「なぜそれに魅力を感じたのか(Why)」です。
「貴社の理念に共感しました」だけで終わらせず、自分のどんな経験からその共感が生まれたのかまで書くことで、他の応募者との差別化になります。
避けたいNGパターン
❌退職理由と志望動機に一貫性がない
❌「貴社の商品を世界中に広めたい」のようなスケールが大きすぎる表現
❌「学ばせていただきたい」など、受け身で主体性が感じられない表現
❌給料や待遇のみを理由にする
文例
貴社を志望する理由は、前職の営業事務で培った正確な事務処理能力とコミュニケーション力を、より専門性の高い環境で活かしたいと考えたためです。
前職では月間200件以上の受発注管理を担当し、ミスのない対応を徹底することでチームの業務効率化に貢献してまいりました。
貴社の丁寧な顧客対応を重視する姿勢に強く共感しており、これまでの経験を活かして貴社の業務品質向上に貢献したいと考えております。
自己PRの書き方
文字数の目安は100〜200字程度(履歴書のスペースにより異なる)です。
基本の3ステップ構成
①結論…「私の強みは◯◯です」と冒頭で端的に述べる
②エピソード…その強みを裏付ける具体的な経験と成果
③貢献の見通し…入社後にその強みをどう活かせるか
自己PRは職務経歴書にも書くことが多いため、まず職務経歴書用に詳しいバージョンを作成して、それを100〜200字に要約して履歴書に載せる、という順番で作ると効率的です。
こうすることで、履歴書と職務経歴書の内容に矛盾が生じるのも防げます。
文例
私の強みは、目標に向けて粘り強く取り組む姿勢です。
大学のテニス部では未経験からスタートし、毎日の自主練習を2年間継続した結果、県大会でベスト8に進出することができました。
この経験で培った粘り強さを活かし、貴社でも困難な課題に対して着実に成果を上げていきたいと考えています。
AIツールは使ってもいい？
ChatGPTなどの生成AIを志望動機の下書きに使う方も増えていますが、生成された文章をそのまま提出するのは避けましょう。
表現が画一的になりやすく、企業ごとの特色が反映されない文章は読み手にすぐ見抜かれてしまいます。
AIはあくまで「たたき台」として使い、自分の実体験を交えて書き直すことが大切です。
┃証明写真の撮り方・マナー完全ガイド
履歴書のなかで唯一、あなたの見た目の印象を伝えるのが証明写真です。
文章の完成度がどれだけ高くても、写真の印象が悪いと第一印象で損をしてしまいます。
| 基準 | |
| サイズ | 縦4cm × 横3cm |
| 撮影時期 | 3ヶ月以内のもの |
| 背景色 | 白・青・グレーが基本(迷ったら白) |
3ヶ月以内という期限内であっても、髪型など見た目が大きく変わった場合は撮り直すのがマナーです。
写真と実物の印象が違いすぎると、面接時に不要な戸惑いを与えてしまいます。
服装
正社員応募
スーツが基本です。自由な社風の企業であっても、証明写真だけはビジネススタイルで撮影するのが無難です。
色は紺やダークグレーなど落ち着いた色を選びましょう。
アルバイト・パート応募
私服でも問題ありませんが、Tシャツやパーカーなどカジュアルすぎる服装は避け、襟付きのシャツやブラウスを選ぶと好印象です。
髪型・アクセサリー
✅前髪は目にかからないように整え、顔全体がはっきり見えるようにする
✅普段からメガネをかけている場合はそのままでよいが、反射に注意する
✅アクセサリーは基本的に外す(小ぶりなピアス程度であれば許容されることもある)
✅帽子とサングラスは顔が隠れるため厳禁
撮影方法の選び方
写真館
プロに服装や表情までアドバイスしてもらえるます。仕上がりの質を重視する方向け
証明写真機(スピード写真)
手軽で費用も抑えられます。履歴書用のサイズにすることを忘れないようにしましょう。
自撮り
スナップ写真的な仕上がりになりやすく、背景・照明・角度の調整が難しいため、新卒・転職活動では基本的におすすめしません。
時間がない場合でも、街中の証明写真機やコンビニの証明写真アプリなど、履歴書用として最低限の体裁を整えられる方法を優先しましょう。
どうしても自撮りになる場合は、無地の壁を背景にし、証明写真専用のスマホアプリでサイズや傾きを整えるなど、写真館・証明写真機に近い仕上がりを目指す工夫が必要です。
┃手書きとパソコン作成、結局どちらがいい？
近年はパソコンで履歴書を作成し、印刷または画面上で提出するケースが一般的になっています。
どちらを選んでも大きな評価の差はありませんが、それぞれに向き不向きがあります。
手書きが向いている場合
応募先が手書き指定をしている・丁寧さや誠実さを重視する業界(医療・介護・伝統的な業種など)の時。
手書きの場合は、鉛筆やシャープペンシルではなく、黒のボールペン(油性またはゲルインク)を使うのが基本です。
記入ミスをした場合は、修正液や二重線で直すのではなく新しい用紙に書き直すのが原則です。
パソコン作成が向いている場合
応募先の指定がない・修正のしやすさを重視したい・複数社に応募する予定がある時。
┃郵送・メール送付時のマナー
郵送の場合
📌封筒は履歴書が折れないよう、大きめのサイズを選ぶ
📌封筒の表面左下に赤字で「履歴書在中」と記入する
📌宛先が個人の場合は「様」、部署宛の場合は「御中」を使う
メール送付の場合
📌件名は「履歴書送付の件(氏名)」のように、一目で内容がわかるようにする
📌ファイルはPDF形式で送るのが基本(Wordファイルのまま送るとレイアウトが崩れる可能性がある)
📌本文には簡単な挨拶と、添付ファイルの説明を書き添える
┃履歴書の記入例
┃提出前の最終チェックリスト
✅日付は提出日になっているか
✅誤字脱字がないか(第三者にも確認してもらうのが理想)
✅記入欄は8割以上埋まっているか(空欄が多いと意欲が低いと見なされることも)
✅証明写真は3ヶ月以内のものか、サイズは適切か
✅「御社」ではなく「貴社」を使っているか
✅学歴・職歴の年月に誤りがないか
✅本人希望記入欄が空欄のままになっていないか
┃よくある質問
Q1. 履歴書は手書きとパソコン作成、どちらがいいですか？
どちらでも大きな評価の差はありません。応募先から指定があればそれに従いましょう。
指定がない場合、複数社に応募する予定がある方や修正のしやすさを重視する方はパソコン作成が、丁寧さや人柄を伝えたい方(医療・介護など伝統的な業種を含む)は手書きが向いています。
Q2. 免許・資格の順番は？
免許→資格の順番で、それぞれのグループの中では取得年月が古い順(時系列)に記載します。
アピールしたい資格がある場合は、自己PR欄や職務経歴書で改めて触れるのが正しい対応です。
ただし運転免許だけは、取得時期にかかわらず免許欄の一番上にまとめて書くのが一般的です。
Q3. アピールできる資格が何もない場合はどうすればいいですか？
無理に資格を書こうとせず「特になし」と記載するか、実務で使えるスキル(Word・Excelの操作経験など)を自己PR欄で補足する方法があります。
新卒の場合、企業は未経験であることを前提に書類を見ているため、資格の有無よりも人柄や意欲が重視される傾向にあります。
Q4. 履歴書の証明写真は自撮りでもいいですか？
推奨はしません。自撮りは背景や照明、角度の調整が難しく、スナップ写真的な仕上がりになりやすいためです。
街中の証明写真機(スピード写真)を利用すれば、履歴書用の体裁を最低限整えることができます。
Q5. 履歴書のサイズはA4とB5、どちらを選べばいいですか？
企業から指定がなければA4サイズがおすすめです。近年はA4サイズを推奨・指定する企業が増えています。
パソコンで作成して印刷する場合も、A4のほうがレイアウトが整いやすいという利点があります。
Q6. 志望動機と自己PRは、それぞれ何文字くらい書けばいいですか？
志望動機は200〜300字程度、自己PRは100〜200字程度が目安です。
どちらも、記入欄の8割以上を埋めることを意識すると、意欲がしっかり伝わる印象になります。
文字数に迷ったら、まず職務経歴書用に詳しいバージョンを作成し、それを履歴書用に要約する順番で作業すると効率的です。
┃まとめ
履歴書のルールはシンプルですが、一つひとつを丁寧に積み重ねることで、採用担当者に「きちんとした人だ」という印象を与えることができます。
まずは自分の状況(新卒・転職・アルバイト)に合ったフォーマットを選び、この記事のチェックリストを見ながら、一項目ずつ埋めていきましょう。
書き終えたら一度時間を置いてから読み返すと、客観的な視点でミスに気づきやすくなります。
自信を持って提出できる履歴書を用意して、次のステップである面接に進んでください。
お仕事を探したい、求人・人材・派遣について相談したい方は株式会社NCIへ
株式会社NCIは、福島県・新潟県に特化した人財サービス会社として、 地域の企業と働く人をつなぐ役割を担っています。
私たちが大切にしているのは、単なる人財紹介ではなく、 企業の課題と求職者の希望に向き合い、就業後の定着・活躍まで支えることです。
地域に根ざした伴走者として、働く人と企業の未来に貢献していきます。